Cómo implantar un primer SGA asequible: guía para pure players, fabricantes, distribuidores y operadores logísticos

¿Por qué un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) es hoy esencial, incluso para las pequeñas y medianas organizaciones logísticas?

En muchas pymes y empresas jóvenes de e-commerce, la gestión del almacén todavía se apoya en Excel, hojas sueltas de papel, emails y llamadas para coordinar la preparación de pedidos. Aunque estos métodos artesanales pudieron funcionar durante un tiempo, el aumento del comercio online, la diversificación de los canales de distribución y la presión por acortar plazos exigen mucho más a tu organización. En este contexto, un error en la preparación, un stock mal controlado o un pedido retrasado generan pérdidas: de tiempo, de dinero y, sobre todo, de satisfacción del cliente.

La gran pregunta es: “¿Debo esperar a tener un almacén de varios cientos de m² o un equipo de 5, 6 o 7 operarios para invertir en un SGA?”

La respuesta es clara: ¡no! Hoy es totalmente posible implantar una solución de gestión de almacén completa, fiable y escalable, capaz de acompañar tu crecimiento, y con un presupuesto mucho menor de lo que se suele pensar. Con un SGA asequible y fácil de implantar, profesionalizas tu logística, mantienes el control de las operaciones, reduces errores y fidelizas clientes.

4 señales de que ha llegado el momento de implantar tu primer SGA

Algunos indicadores son fáciles de detectar:

• Errores recurrentes: si más del 0,5 % de los pedidos son incorrectos (artículo equivocado, cantidad errónea, producto faltante), se generan costes de devoluciones, reexpediciones y, lo peor, el riesgo de perder al cliente.
• Inventario fluctuante: un desfase constante del 1 % o más entre el inventario físico y el teórico muestra que tus flujos no están bajo control.
• Plazos de expedición largos: si el tiempo medio entre la recepción del pedido y el envío supera las 24 horas en distribución y e-commerce, estás por debajo de los estándares del mercado.
• Falta de visibilidad: no sabes en tiempo real en qué punto están las recepciones, qué pedidos están listos o cuál es la productividad por operario.

Mini-diagnóstico rápido

• ¿Tus operarios dedican más del 5 % de su tiempo a buscar productos?
• ¿Haces más de 2 inventarios completos al año para ajustar stock?
• ¿Llamas a menudo a un cliente para avisarle de un retraso en su pedido?

Si respondes “sí” a alguna de estas preguntas, ¡un SGA podría reducir drásticamente estos problemas!

Ventajas concretas de un primer SGA, incluso a pequeña escala

Un SGA gestiona y supervisa todas las operaciones del almacén: recepción, stock, preparación, embalaje y expedición.

Por ejemplo, en un almacén de 2.000 m² con 5 preparadores, optimizar los recorridos de picking puede reducir un 25 % los desplazamientos, lo que equivale a 1 hora ahorrada por persona y día (unas 100 horas al mes). Si además reduces los errores de preparación del 1 % al 0,1 %, ahorras varios miles de euros al año y mejoras la satisfacción del cliente.

Contar con un stock actualizado en tiempo real también reduce las roturas de stock del 5 % al 2 % o menos: más pedidos servidos al momento, menos ventas perdidas y una gestión financiera más fluida.

A esto se suma la automatización de tareas administrativas que consumen mucho tiempo, como la planificación y asignación de pedidos, la impresión de etiquetas o la facturación, todas gestionadas por el SGA.

Cómo elegir tu primer SGA sin arruinarte

La clave está en elegir bien desde el principio, priorizando un SGA que cubra tus necesidades reales, en lugar de apostar por una solución demasiado compleja que acabe siendo un freno por su coste, curva de aprendizaje y funcionalidades sobrantes (a menudo hasta el 60 % sin uso).

Lo ideal es empezar con un alcance básico que incluya:

• Recepción de mercancías
• Asignación de ubicaciones
• Preparación de pedidos
• Embalaje
• Expedición

Después, elige un SGA flexible que te permita activar progresivamente funciones avanzadas según tu crecimiento, como la gestión por serialización, la preparación por oleadas o la gestión avanzada de devoluciones. Un SGA moderno también debe integrarse fácilmente en tu ecosistema digital (ERP, marketplaces, transportistas, facturación).

Por ejemplo, nuestro SGA IzyOne te da esa flexibilidad: puedes activar nuevas funciones a tu ritmo, de forma autónoma y sin coste adicional. Tú decides en qué punto la balanza la lleva el operario y en qué punto el SGA.

Desmitificando el coste de un SGA: una inversión que se amortiza rápido

Contrariamente a lo que muchos creen, un SGA no es una inversión de seis cifras reservada a grandes grupos. Las soluciones cloud en modo SaaS como IzyOne permiten un despliegue en pocos días, con una cuota mensual ajustada al número de usuarios.

Por ejemplo: una tienda online que gestione 2.000 pedidos al mes con 4 o 5 operarios puede equipar su almacén con IzyOne por solo 150 € al mes. Evitando 5 errores (estimados en 25 € cada uno por costes de logística, control, reempaquetado, administración y transporte), el sistema ya se amortiza. Y si además reduce tareas administrativas y sin valor añadido, el retorno es inmediato. A largo plazo, un SGA bien elegido siempre resulta más económico que un almacén ineficiente.

Cómo identificar tu SGA ideal

• Aclara tus necesidades esenciales: evita pagar por funciones que no vas a usar.
• Prueba la ergonomía y facilidad de uso: tu equipo y los temporales deberían formarse en horas, no en meses.
• Exige acompañamiento: un buen proveedor no solo vende el software, te ayuda a optimizar procesos.
• Comprueba la conectividad: asegúrate de que el SGA se integre fácilmente con tus herramientas diarias.
• Pide una demo: “Enséñame cómo se recibe, almacena, prepara y envía un pedido”.

Un SGA: palanca clave para el rendimiento, el crecimiento y la satisfacción del cliente

Invertir en un SGA no es un gasto, es una palanca para ganar en eficiencia y fiabilidad logística. Incluso en pequeñas organizaciones, garantiza más productividad, visibilidad y fidelización de clientes. Con el alcance adecuado y un modelo económico adaptado, pasarás de una logística reactiva a una gestión proactiva y controlada, transformando tu almacén en un motor de crecimiento.

Ya seas e-commerce, retailer, fabricante, transportista o proveedor logístico, no esperes a que tu equipo esté desbordado o a perder un cliente estratégico. Un SGA potente, asequible y escalable está hoy a tu alcance. Desde mañana, puede ser tu socio esencial para sostener el crecimiento de tu empresa.